2 .2 IT 采购中的关键因素
通过使用智能采购和合同策略，联邦可以最大限度地提高从技术中获得的价值，并降低供应商和技术故障的风险。下面列出了 IT 采购和合同策略的示例，以缓解一些潜在的 IT 采购困难：
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挑战 |
影响/风险 |
应采用的 IT 采购原则 |
IT合同方法缓解 |
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业务功能、技术和法律问题的复杂性使得采购过程漫长而困难 |
预见并防止从商业、技术或法律角度出现重大遗漏 |
使用结构化的 IT 采购流程，该流程提供了一个框架，以确保所有领域都是筛选和选择过程的一部分 |
起草一份清晰易用的合同，记录业务关系，仅包含强制性和专门的 IT 条款和条件以及交易的本质 |
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行业整合/垄断供应商 |
关键产品依赖实力雄厚的供应商 |
使用基于解决方案的招标，重点关注业务问题和解决方案，而不是技术规范或要求 |
采用有意义的服务水平协议 (SLA) 和业务绩效承诺和测量来监控解决方案是否继续满足业务需求 在合同中指定激励措施/补救措施以激励供应商的绩效 |
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产品和解决方案是无形的 |
难以指定和评估产品 |
参与评估流程，涵盖成功 IT 解决方案所需的所有领域：业务、技术、法律和财务 评估团队中包括主题专家 (SME)，他们仅评估其专业领域 招标时提供合同模板，中标后不准备 将投标人对合同模板的回应作为评估的一部分 |
使用强有力的保证条款和重要的商业补救措施 高度重视知识产权和替代方案，以确保使用、获取和转让给其他联邦实体的权利 |
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快速和计划报废 |
版本已过时 新进入者 |
进行市场调查以评估市场风险 基于价值成本比的评估 将整个生命周期成本纳入评估 |
将合同承诺与提供解决方案而非产品挂钩 提供适当期限的版本和升级支持 |
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退出壁垒高 |
客户被锁定在产品或服务上 |
确保评估和合同谈判是强有力的平衡决策过程承诺的一部分 预测转型/退出策略 |
提供系统数据、备份；工作产品的所有权或工作产品的永久许可，包括运行系统/解决方案所需的第三方产品 为代理机构提供强有力的过渡/退出计划 |
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IT产品和服务的复杂性 |
由于所需 IT 产品或服务的复杂性，很难从价值解决方案中选择出最佳方案 |
在团队协作过程中确保所有必要的要求都得到适当评估 解决所有项目、安全、数据隐私和成本风险因素 使用数据驱动的评估流程来整合许多不同的观点 |
基于解决方案的合同，不购买特定产品或版本 包括针对产品拆分或捆绑的保护措施 包括风险缓解项目活动和合同语言，以适应风险潜力 |
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IT必须支持业务功能 |
评估标准侧重于业务价值和需求；而非规范驱动的过程 |
使用基于解决方案的招标，专注于解决业务问题并激励供应商提供解决方案，而不仅仅是满足技术规格 |
包括有意义的 SLA 和性能承诺以及监控解决方案是否继续满足业务需求的措施 在合同中指定激励/补救措施 |
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采购的解决方案高度相互依赖 |
无需对完整解决方案负责 最薄弱的部分将决定你的风险状况 |
从整个供应链角度看待解决方案 独立和集体评估供应商和组件的解决方案实力 |
让总承包商承担绩效责任，同时也允许联邦通过分包商来维护服务 |
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合同必须保护联邦数据和系统 |
联邦敏感数据的泄露 未经授权禁用联邦数据和公民服务 |
了解采购/项目的数据敏感性 与您的企业主、项目经理、信息安全官和其他中小企业合作 |
包括保护合同条款以涵盖数据隐私和安全。 要求供应商采取特定行动，拥有特殊保险，并遵守联邦数据、架构和安全标准 要求供应商在代理机构授予奖项之前对其云解决方案（SaaS 应用程序）进行安全评估 如果采购的是软件即服务，VITA SCM 有云条款可用 机构可以咨询： scminfo@vita.virginia.gov |
结构化的 IT 采购流程提供了一个全面的框架，以确保机构：
- 预见并防止从商业、技术或法律角度出现的疏忽
- IT采购流程的成本和资源是适当的，并且得到有效部署
- 在选择解决方案之前，需要重申支持 IT 采购的商业案例
- 通过整个 IT 采购流程中用户组的参与，可以衡量高管对新系统或技术的全面认可
无论预期的 IT 采购的性质、规模、成本和复杂性如何，以下 IT 采购核心原则均适用：
- 使用包含多个复杂领域的结构化招标流程，例如法律、技术、业务功能、财务。
- 采购应该是一个数据驱动的业务流程，它整合并平衡多个领域的关注点。
- 合同的形成和谈判是决策过程的一部分。在招标中包含适当的合同至关重要。如果供应商不承诺通过谈判过程向联邦提供价值，则应对供应商进行相应的评估。
- 招标要求和任何工作说明都必须支持业务需求。减少对主要系统/解决方案的规范驱动的招标的关注，并编写针对 IT 供应商提供创新且具有成本效益的解决方案的结构化招标。
- 采购评估过程应包括全面的成本分析，其中包括总拥有成本和所有成本组成部分（包括维护），而不仅仅是软件或硬件的价格。
- 诸如过时、技术替代和兼容性等长期问题必须成为评估、谈判和决策过程的一部分。
- 在选择特定的 IT 解决方案或供应商之前必须进行谈判。
- 在评估和谈判中必须考虑无形权利、软件所有权和其他关键条款和条件。
- 风险分析和权衡必须考虑联邦系统/数据的安全性和联邦的运营连续性，以及解决方案和/或供应商对联邦保护联邦资产和不间断为其公民提供服务的能力的潜在影响。
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