第24章 - 提案请求和竞争性谈判

24 .2. 1基于解决方案的 RFP

基于解决方案的 RFP 要求供应商提出 IT 业务解决方案来解决机构已发现的问题和目标。基于解决方案的 RFP 简要陈述业务需求、描述技术问题并要求最低规格和要求。供应商可以利用其广泛的技术市场专业知识、创造力和资源来提出创新、经济高效的解决方案。基于解决方案的 RFP 可能会要求供应商仅为部分业务问题提供解决方案，或者提出高级概念类型的解决方案，并根据详细的需求进行评估。

各机构应努力减少要求和规范，以允许所提出的解决方案类型具有灵活性。规格和要求设定了限制，可能会消除或限制供应商可在其提案中包括的项目或解决方案。技术规范的编写应鼓励而不是阻碍竞争，同时也应尝试为预期的目的和技术解决方案寻求经济性。然后，机构能够确定最能满足其技术或业务需求的技术解决方案，而不是特定的产品或服务。

何时使用基于解决方案的 RFP 的决策过程的一部分涉及执行风险分析。作为风险分析的一部分，采购项目团队解决以下问题：

技术业务问题是否为代理商和供应商之间互利共担风险提供了机会？

• 哪些因素会显著影响我们按时并在预算内完成项目的可能性？

• 是否可以平等地评估所提出的解决方案？

• 是否可以根据包含支持拟议解决方案和其他财务选择的预期成本的总体拥有成本分析来评估解决方案？

在准备基于解决方案的 RFP 时，RFP 的某些组成部分将与非基于解决方案的 RFP 不同。基于解决方案的 RFP 应包括：

• 该机构的组织背景和当前的业务环境，

• 与项目、法律或业务要求相关的流程和程序的具体清单，

• 任何项目程序或流程文件，

• 明确定义机构当前的技术环境，包括正在使用的所有当前硬件和软件，这些硬件和软件可以或应该用于满足项目要求，

• 对需要解决的业务或技术问题的定义，而不是对所需解决方案或所需解决方案中的问题的定义，

• 描述所寻求的技术产品、服务或解决方案的特征的规范。

在基于解决方案的 RFP 中，机构应该使用技术问题来推动规范，而不是在 RFP 中包含强制性要求。目标是邀请最大程度的合理竞争，同时为联邦采购最佳的技术解决方案。VITA 利用基于解决方案的 RFP 来建立全州合同并采购技术解决方案，为联邦提供最佳价值。在 RFP 中向供应商提出问题以推动需求，例如：“该产品的行业标准是什么？您的产品DOE符合或超过该标准？”

通过竞争性谈判获得 RFP 的目标是在为联邦采购最具价值的技术解决方案的同时，在供应商群体中引入最大程度的合理竞争。