第29章 - 信息技术合同的授予与后续管理

29 .6. 2 合同启动会议

合同启动会或指导会议是合同授予后不久代理机构与供应商之间举行的互动。建议在合同授予后30天内召开合同启动会议。与会者应包括采购机构的采购负责人、合同经理/管理员、企业主/项目经理、技术负责人和机构 SWaM 代表（对于 VITA，还包括 IFA 协调员，如适用）；供应商的项目或客户经理、合同经理和关键技术人员；以及参与合同成功履行的任何其他重要利益相关者。本次会议的目的是审查双方的所有合同义务、所有行政和报告要求，并讨论合同中规定的任何其他关系、责任、沟通和绩效标准。并非每份合同都需要举行全面的正式启动会议，但在授予合同后，每份合同都应进行讨论，以确保双方就合同条款规定的绩效期望、要求和适用的行政程序达成一致。该机构的采购负责人应决定是否需要召开启动会议或是否只需召开电话会议。VITA 的采购人员将根据当时的内部程序为 VITA 合同执行这些工作。对于不太复杂、价值较低的合同，打电话给供应商审查合同的主要内容可能就足够了。以下因素可用于确定是否需要举行正式会议或电话审查：

• 合同类型
• 合同价值和复杂性
• 合同期限、履行期和/或交付期
• 要求
• 所需物资或服务的采购历史
• 供应商的专业知识/业绩记录
• 交货时间表的紧急程度
• 代理机构与供应商的先前合作经验
• 任何特殊或不寻常的付款要求
• 合同的关键性或复杂性

启动会议不应该用于更改合同条款，而应该完成以下任务：

• 审查合同条款和条件
• 审查和协调任何所需的保险和保险证明
• 确定角色和职责，包括双方的合同经理/管理员、项目经理、关键技术负责人等。
• 强化合同的履行预期、衡量标准和任何补救措施
• 审查任何激励安排
• 加强任何合作安排。
• 讨论项目进度和里程碑。
• 重新审视和/或澄清合同的功能和技术要求，包括任何安全性、保密性、IT 可访问性和/或第508条合规性。
• 适用的报告要求包括 SWaM、销售、状态、服务水平等。
• 适用的合同管理程序，包括交付、检查和验收、修改、合同监控和进度测量
• 审查 eVA 订购程序（如适用）
• 审查发票和付款要求和程序
• 重申交货、检验和验收标准
• 双方人员权限说明
• 升级程序

启动会议结束后，采购负责人应准备一份备忘录，详细说明所涵盖的项目。它应该包括需要解决的领域、参与者名单，特别是那些被指派负责采取进一步行动的个人以及这些行动的截止日期。备忘录的副本应分发给所有参与者。