第34章 - 信息技术合同管理

34 .2. 1参加/主持合同启动会议

所有合同方最好参加所有项目利益相关者都出席的合同启动会议。议程应包括逐页审查合同协议，包括主要合同文件和所有附件，以讨论所有合同义务、绩效期望、升级流程和初步项目规划（例如，时间表、报告、可交付成果等）。这是确认双方技术和管理职能联系点的时候。合同管理员通常会协调这次会议，会议应在合同授予后不迟于30天内举行。即使会议由合同经理主持，合同管理员的出席也至关重要。

合同管理员必须在会议之前研究并熟悉合同文件，以便制定活动时间表，确保合同双方（供应商和代理商）遵守合同。一些机构可能会为合同管理员提供一组最低限度的职能；但是，合同合规要求可能会超出这些最低限度的职能。一份成功的合同不仅取决于一份写得很好的工作说明或严格的绩效标准，还取决于中标后的管理。可能存在特殊的发票和付款条款、某些保险/债券要求、联邦拨款要求、特殊保密或安全问题或特定的会议和报告要求。

合同管理活动可以由项目经理和合同管理员分担，甚至可以由合同经理分担。无论机构如何委派合同管理职能的责任，都应有一份书面的合同管理期望分配表，并为每项职能指定一名或多名个人。每个受让人的活动将完成“整个”合同管理文件，因此应该要求进行检查和平衡，并计划在合同结束时合并管理文件数据。换句话说，左手需要知道右手在做什么，如何以及从谁那里获取重要的合同管理信息，并且应该进行质量检查以确保没有漏洞、缺失的活动或丢失的数据。合同管理的授权分配必须对所有合同利益相关者开放。