购买信息技术手册

目的：本章概述了 VITA 对 IT 和电信商品和服务的法定采购权限以及 VITA 制定 IT 和电信采购政策、标准和指南的责任。

要点：

• VITA 拥有对所有未被明确豁免的行政部门机构和高等教育机构的 IT 采购权。
• VITA 对某些联邦 IT 项目和采购负有法定管理/监督责任。
• 只有 VITA 可以建立全州范围的 IT 合同。
• 司法和立法部门以及独立机构不受VITA 采购权的约束。

第1章 - Vita 的采购目的和范围(PDF)

目的：本章提供有关 IT 商品和服务采购与非 IT 商品采购的区别的指导，并提供有关 IT 采购流程的指导。

要点：
• IT 采购不断变化，需要应用专业的最佳实践。
• 在招标开发期间和合同执行之前，必须分析并降低技术风险。
• 将策略和原则应用于技术采购，使联邦能够最大限度地从技术中获得利益，并降低供应商和技术失败的风险。

第2章 采购信息技术有何不同？（PDF）

目的：本章概述了 VITA 供应链管理 (SCM) 的愿景、使命、核心价值观和指导原则。它还讨论了 SCM 为 Commonwealth 提供的服务。

要点：
o SCM 是 VITA 的一个部门，负责制定、实施和领导联邦的技术采购政策、标准和指南。
o SCM 是英联邦 IT 产品和服务的中央采购办公室。
o SCM 致力于实现其使命，即通过将客户的业务需求与其战略供应商相结合，最大限度地提高联邦 IT 投资的回报。

第3章 - VITA 的供应链管理 (SCM) (PDF)

目的：本章阐述了机构和院校应遵循的背景信息和政策。遵守这项政策将确保遵守法定法规，保护采购官员和联邦公民之间建立的信任，并对所有有兴趣与联邦开展业务的供应商建立公平和平等的待遇。

要点：
• VITA 致力于制定采购政策并维护公平、道德、公正且严格遵守联邦法律的采购流程。
• 采购专业人员有责任确保与拟议采购或预期合同授予的招标或合同文件制定相关的所有信息和文件

第5章 公共采购中的道德规范(PDF)

目的：本章包括采购政策，确保Commonwealth的IT采购和承包实践以促进公平和公开竞争的方式一致执行。

要点：
o VITA 致力于通过实施对机构、供应商和公众透明的采购政策和程序来实现公平公开的竞争。
o 公平公开的竞争可以创造和推动价值、降低成本并提供更多选择，因为增加供应商参与度需要提供创新解决方案并提高供应商绩效。

第6章 IT 采购中的公平公开竞争(PDF)

目的：本章提供了联邦行政部门机构和机构在采购 IT 时应遵循的政策和指导方针，以促进联邦的社会经济目标。

要点：

• 行政命令35 （设立了一个目标，即Commonwealth应超过其从小型企业（包括妇女、少数民族、伤残退伍军人和微型企业拥有的小型企业）购买的42 % 的目标。
• 任何行政部门机构根据《弗吉尼亚州法典》 2 .2 - 4310为小型企业参与所设定的目标，在签订货物和服务合同时，都应将伤残退伍军人企业的参与率至少纳入3 %（如 § 2.22 .2- 2001和2.22 .2- 4310中所定义）。
• 行政命令77 （设定了全州目标，以减少塑料污染并消除Virginia对新的固体废物处理设施的需求。
• VITA 制定了采购政策和指导方针，旨在鼓励符合条件的合同用户和国家机构采购 IT 产品和服务，以帮助最大限度地减少使用和处置这些产品对环境的影响。

第7章 促进联邦的社会经济举措(PDF)

目的：本章阐述了 VITA 关于制定 IT 产品和服务采购有效规范和要求的政策和指导。

要点：
• 从本质上讲，规范设定了限制，从而消除或限制了所划边界之外的项目。技术规范的编写应鼓励竞争，而不是阻碍竞争，这与寻求实现预期目的和技术解决方案的整体经济效益相一致。
• 规格是合同文件的核心，它将规范合同履行过程中所需货物或服务的供应商，并作为判断其是否合规的基础。
• 交付后修复需求错误的成本可能高达修复实施错误成本的100倍。
• 采购需求是招标和合同范围及工作说明的基础。

第8章 描述需求：规格和要求(PDF)

目的：本章介绍确定与 IT 采购相关的公平合理价格的过程。

要点：
• 所有 IT 采购专业人员均负有受托责任，需要分析Commonwealth为其 IT 商品和服务支付的价格或成本。
• 公平合理的价格特点是将行业和市场定价与所收到的产品、解决方案和/或服务的预期价值和质量相结合。公平合理并不一定意味着最低报价。
• 通过价格分析或成本分析来确定公平合理的定价。

第9章 确定公平合理的定价(PDF)

目的：本章包含适用于采购 IT 产品和服务的一般政策。

要点：
• 根据弗吉尼亚州的《信息自由法》，推定任何公共机构或公职人员所持有的所有文件以及州和地方公共机构的所有会议均向弗吉尼亚州公民开放。
• 在法律允许的范围内，本公共机构不会根据《弗吉尼亚州法典》第2 .2- 4343 .1 条歧视信仰组织，也不会因种族、宗教、肤色、性别、国籍、年龄、残疾、性取向、性别认同或表现、政治立场、伤残退伍军人身份或州法律禁止的任何其他与就业歧视相关的理由歧视投标人或要约人。

禁止为了避免使用适当的采购方法、保持在授权的采购权限内或避免竞争而向一个或多个供应商下达相同、同类或相关商品或服务的多个订单。

第10章 一般 IT 采购政策(PDF)

目的：本章讨论 IT 采购规划，其中包括负责 IT 项目重要方面的所有人员的努力，以确保以全面的方式协调和整合。

要点：
• 作为 IT 采购的最佳实践，全面的 IT 采购规划已被证明可以为公共采购带来多重好处。
• 市场调研对于合理的 IT 采购规划至关重要，整个采购项目团队都应该了解市场调研结果。
• 战略采购规划可帮助Commonwealth优化绩效、降低价格、提高社会经济收购目标的实现率、评估总生命周期管理成本、改善供应商获得商业机会的渠道并提高每一美元IT价值。
• VITA 可能拥有现有的强制使用或可选使用的全州合同，可以
满足您的 IT 采购需求。受 VITA 的 IT 采购授权约束的机构必须
确定是否有可用的采购计划流程的第一步。

第11章 IT 采购规划和战略采购(PDF)

目的：本章介绍用于采购信息技术产品和服务的范围说明和工作说明 (SOW) 文件的准备工作。

要点：

• 对于 IT 招标和合同文件来说，完整、清晰和完善的需求定义、范围说明和工作说明文件的重要性怎么强调也不为过。
• 在 SOW 中清晰明确地包含并说明所有技术、功能、性能和项目管理要求和期望至关重要。
• SOW 的内容和细节将取决于采购的性质，可以从极其简单的购买套装软件到极其复杂的采购解决方案或系统设计。 

第12章 IT 采购工作说明书(PDF)

目的：本章阐述了建立强大的 IT 采购项目团队（拥有正确的资源、正确的技能和完成工作所需的时间）的重要性。

要点：

• PPT 应该汇集尽可能多的知识以确保选择最合格的供应商。
• PPT 成员/评估员将被要求完成一份保密和利益冲突声明。

第13章 IT 采购项目团队(PDF)

目的：本章的目的是向 IT 采购专业人士提供各种 IT 采购方法的描述以及何时使用这些方法。

要点：
• 公平公开的竞争是《弗吉尼亚州公共采购法》的核心理念。利用竞争的采购方法包括快速报价、竞争性密封投标、竞争性谈判和拍卖。
• 在某些情况下，竞争性采购并不切实际。有时实际上只有一家供应商可用，或者必须立即处理紧急情况。

第14章 选择 IT 采购方法(PDF)

目的：本章定义 IT 和电信小额采购指南。

• 要点：
  当报价公平合理且不超过 5%（最低响应和负责任的未经认证的投标人）时，所有低于10,000美元的采购都需要为微型企业预留资金。对于获得 DSBSDDSBSD 认证的小型企业，当报价公平合理且不超过 5%（最低响应和负责任的未经认证的投标人的报价）时，所有采购都需要预留最高金额为 $ 100,000资金。
• 通过审查现有的全州范围的 IT 或电信产品和服务合同，机构和组织可以确定是否可以通过全州范围的合同购买所需的技术产品或服务。
• 对于金额不超过 $ 200,000的小额采购，可以使用快速报价或 RFP。
• 所有基于云的解决方案（软件即服务）的采购，无论金额多少，都必须遵守 VITA 第三方使用政策中的要求。

第15章 小型 IT 采购程序(PDF)

目的：本章定义单一来源 IT 采购并概述单一来源政策。

要点：

• 单一来源 IT 采购是指只有一个解决方案可以满足机构的 IT 需求，并且只有一个供应商可以提供该解决方案所需的技术产品和/或服务的采购。
• 专有 IT 解决方案并不能证明单一来源采购的合理性。 专有采购是指只有一种解决方案可以满足机构的 IT 需求；但是，多个供应商可以提供该解决方案所需的技术商品和/或服务。

第16章 单一来源 IT 采购(PDF)

目的：本章定义紧急 IT 采购并概述紧急采购政策。

要点： 

• 当出现紧急情况，并且特定的 IT 需求无法通过正常的采购方式满足时，任何机构都可以进行紧急采购。机构负责人必须以书面形式批准紧急采购。
• 紧急情况是指需要立即采取行动保护人身或财产安全的严重或紧急的情况。 紧急情况可能因洪水、流行病、骚乱、设备故障、火灾或其他原因对公共健康、福利或安全造成威胁。
• 该机构需要首先搜索 VITA 的州级合同，以确定是否有现有资源可用于完成紧急采购，因为这些合同已经完成并谈判完毕。

第17章 紧急 IT 采购(PDF)

目的：本章为进行信息请求、供应商资格预审和接收未经请求的提案提供指导。

要点：

• 信息请求（是收集有关各个供应商能力的书面信息的标准业务流程。
• 资格预审是一种对产品或供应商进行资格审查并将投标或提案的考虑范围限制在已通过资格预审的产品或供应商的程序。
• 未经请求的提案是指未对任何机构或机构发起的征求做出响应的提案。

  第18章 RFI、供应商资格预审、非应邀投标书(PDF)

目的：本章包含有关通过公开、在线和反向拍卖采购 IT 产品的政策和指南。

要点： 

• 任何当局、部门、机构或非豁免高等教育机构在事先获得 CIO 批准的情况下，均可通过公开拍卖购买 IT 产品和非专业服务。
• 反向拍卖是一种采购方法，通过实时电子招标邀请供应商对指定商品或非专业服务进行投标，并将奖项授予最低响应和负责任的供应商。

  第19章 公开拍卖、网上拍卖和逆向拍卖(PDF)

目的：本章涵盖与赞助和使用联合和/或合作采购以及公共机构使用 GSA 合同采购 IT 产品和服务相关的政策。

要点：

• 联合采购或合作采购是指多方确定适合联合采购或合作采购安排的共同要求，并签署书面协议进行联合采购或合作采购。
• CIO 必须批准所有联合和/或合作采购 IT 产品和服务的安排以及所有联合和合作采购合同（包括 GSA 合同）的采购，无论 IT 采购金额是多少。
• 联合和/或合作合同（包括 GSA 合同）通常不应用于涉及知识产权或包括服务水平协议的采购。
• 如果联合和/或合作采购涉及异地（云托管）解决方案，则机构必须遵循企业云监督服务 (ECOS) 流程。
  
  

  第20章 联合合同、合作合同和 GSA 合同(PDF)

目的：本章涵盖在信息技术产品和服务采购中使用的基于绩效的合同和服务水平协议。

要点：

• 基于绩效的合同（是一种采购方法，它围绕要执行的工作的目的来构建采购的各个方面，而不是描述要执行工作的方式来构建采购的各个方面。
• PBC 最重要的要素，也是它区别于其他承包方式的地方，是所期望的结果。
• 该机构应为每项任务和可交付成果确定至少一个绩效指标和标准，并将其与可接受质量的描述联系起来。
• 绩效激励可能是积极的，也可能是消极的，可能是金钱的，也可能是非金钱的——基于成本控制、质量、响应能力或客户满意度。
  
  第21章 基于绩效的合同和服务水平协议(PDF)

目的：本章涵盖了用于采购 IT 商品和服务（不包括专业服务）的竞争性密封投标和邀请投标 (IFB) 采购方法的政策和指导。

要点：在竞争性密封投标中，重要的是能够具体描述所采购的 IT 商品或服务，以便可以根据 IFB 要求中的描述对投标进行评估。IFB 中的条款和条件是不可协商的。IFB 必须包含联邦和采购机构要求的所有强制性、法定、特殊 IT 和其他条款和条件。
• 必须公开开标并公布所有收到的投标。
• 奖项将颁发给最低响应和负责任的投标人。
• 如果机构收到两个或两个以上符合第2 .2- 4328 .1 节所规定标准的 IFB 回复，则该机构只能从这些投标中进行选择。

第22章 IT 竞争性密封投标/投标邀请书 (IFB) (PDF)

目的：本章讨论采购 IT 产品和服务的两步竞争性密封招标。

要点：

• 两步竞争性密封投标是多种竞争程序的组合，旨在在缺乏充分规范的情况下获取密封投标的好处。
• 两步竞争性投标流程中不存在谈判。
• 如果某个机构收到两份或两份以上符合§中列出的能源和水效率要求的产品密封投标，该机构只能从这些投标中进行选择。
  
  第23章 两步竞争性密封投标(PDF)

目的：本章提供基于竞争性谈判的 IT 提案请求 (RFP) 的规划、发布、评估和谈判指导。它还提供有关基于解决方案和基于绩效的 IT 项目的一般信息。

要点：
• 当机构有明确的 IT 需求并要求供应商提出满足该需求的最佳解决方案时，竞争性谈判是 VITA 推荐的采购方法。
• 投入充足的时间和资源来收集数据，以满足 RFP 的
业务、功能和技术要求。
• IT 采购专业人员必须了解基于技术的业务解决方案的全部成本。

第24章 RFP 和竞争性谈判(PDF)

目的：本章讨论如何创建有效且准备充分的 IT 合同文档。 

要点：
• 有效合同的形成始于起草招标书。
• 所有 IT 合同都应促进供应商绩效的卓越表现。
• 由于技术采购的性质以及与这些公共投资相关的诸多风险，技术合同中必须包含许多具体的合同条款，而机构通常不会将这些条款用于非技术采购。
• 负责技术合同的首席采购专业人员负责确保纳入相关的联邦和弗吉尼亚州法典合同条款以及任何 VITA 要求的 IT 特定合同条款。

第25章 IT 合同的订立(PDF)

目的：本章介绍了谈判 IT 合同的方法和策略、需要避免的风险以及达成协议的经过验证的方法，这些方法将支持成功的关系和共同的项目成功。

要点：
• 有效的谈判者会做好充分的准备，了解技术和业务要求，以及自己相对于其他谈判方的优势和劣势。
• 成功的谈判始于采购开始时的准备，甚至在招标开始之前就已做好。
• 准备工作的关键领域包括了解业务需求、了解市场和联系客户推荐人。
• 就软件许可合同进行谈判需要考虑一些独特的谈判因素。
• 技术收购所涉及的成本通常比初始销售价格更高。支持和辅助技术的成本远远超过购买原始产品时可能看起来很有吸引力的任何标签节省。

第26章 IT 合同谈判(PDF)

目的：本章提供购买许可软件和维护（包括 COTS）以及相关支持服务的政策和指南。它还对知识产权进行了全面的讨论。
要点：
• 精心准备的招标将为谈判成功的软件和/或维护合同奠定基础。在招标阶段解决知识产权所有权问题有助于确保联邦和潜在供应商享有公平的竞争环境。
• 无论机构购买软件的业务目标是什么，在软件许可和/或维护合同中建立灵活性以确保许可证能够适应快速变化的技术环境的变化对机构有利。
• 除小型、一次性或非关键软件采购外，VITA 建议不要使用供应商的许可协议，而是将最终协商的许可条款纳入机构的合同中。
• 对于增值经销商 (VAR) 软件产品，VITA 要求使用包含某些不可协商条款的最终用户许可协议附录。

第27章 软件许可合同(PDF)

目的：本章提供有关联邦政府对所有机构在采购 IT 时的安全和云合规性要求的信息。VITA 拥有法定权力，通过制定和实施政策、标准和指南，并提供治理流程和审计来确保机构合规，从而保护州政府电子信息免遭未经授权的使用、入侵或其他安全威胁。

要点：
• 所有政府机构以及向您的机构提供 IT 产品或服务的供应商都必须遵守所有信息安全政策、标准和指南。
• 此外，联邦行政、立法、司法部门和独立机构采购任何信息技术都必须遵守有关信息安全和隐私的联邦法律和法规。
• 除了针对任何第三方（供应商托管）云服务（即软件即服务）采购的 VITA 安全标准 SEC525 之外，由于各机构拥有 $ 0的授权来采购这些类型的解决方案，因此有一个独特的流程来获得 VITA 采购批准。
• 任何云服务招标或合同中都必须包含特别要求的云服务条款和条件，并且招标中必须包含一份调查问卷，以便投标人填写并随其提案一起提交。

第28章 机构 IT 采购安全和云要求(PDF)

目的：本章阐述了授予和授予后 IT 采购所需的、有价值的政策和指南。

要点：
o 谈判完成后（如果适用），在授予任何 IT 合同之前，指定的采购负责人必须验证供应商是否遵守某些关键的合同或法定要求。
o 在授予任何价值 $ 250,000或更高的 IT 合同或重大项目合同之前，机构必须获得所需的 VITA 审查和批准。此外，任何价值 $ 250,000或以上的技术投资都必须遵循采购治理审查 (PGR) 流程。
o 建议在合同授予后30天内召开合同启动会议。

第29章 IT 合同的授予和授予后(PDF)

目的：本章定义了“高风险”招标和合同、“高风险”招标或合同的要求以及所有“高风险” IT 招标和合同的必要审查流程。

要点：
o 所有“高风险” IT 招标和合同（定义见 § 2 .2- 4303.01 (A)）在发布高风险招标和授予高风险合同之前，必须经过 VITA 和总检察长办公室 (OAG) 的审查。
o VITA 合同风险管理将根据 § 2 .2- 4303.01 (B) 进行高风险 IT 招标和合同审查。
o 所有高风险招标和合同必须包含清晰明确的绩效衡量标准和执行条款，包括供应商不履行合同情况下的补救措施
o eVA 将作为报告高风险合同履行相关数据的记录系统

第30章 高风险 IT 招标和合同(PDF)

目的：本章阐述了 VITA 有关采购 IT 产品和服务的抗议程序的政策。

要点：
• VITA 建议对所有 IT 提案和合同请求进行多层次、多角度的审查，以进行全面审查并降低抗议风险。
• VITA 的政策是对其供应商采取开放和透明的态度，以促进公平和竞争的采购流程。

第32章 抗议程序(PDF)

目的：本章讨论 IT 采购的授予后合同管理。

要点：

• 合同管理过程始于招标文件，并从合同授予之时开始，直到工作完成并被接受，任何争议或调整都已解决，最终付款已支付并且合同正式结束。
• 合同管理员必须了解根据机构的协议以及与特定 IT 合同的复杂性和要求相关的所有期望他/她开展的活动。
• 合同管理员应该阅读并熟悉合同文件，以便制定活动计划，确保合同双方（供应商和代理机构）遵守合同。
• 一份成功的合同不仅取决于一份精心撰写的工作说明或严格的绩效标准，还取决于中标后的管理。
• 如果在合同履行期间任何一方出现任何索赔和纠纷，那么查阅合同管理档案文件可能至关重要。 因此，保存并访问有关合同行动、供应商绩效和代理绩效的所有文件至关重要。

第34章 IT 合同管理(PDF)