高风险招标与合同

根据《Virginia州法典》第 2.2-4303.01 节，高风险合同是指满足以下条件之一的任何合同：

1. 其初始期限超过 $10 百万美元

2. 其初始期限超过五百万且符合以下标准之一：

   1. 该公共机构在过去五年内未采购过这些商品或服务

   2. 公共机构拟与其他公共机构联合采购商品或服务

   3. 预计合同期限超过五年，不包括续约

根据《Virginia 法典》第 § 2.2-4303.01 节，总检察长办公室 (OAG) 和 Virginia Information Technologies Agency (VITA) 必须审查所有符合“高风险”定义且涉及所有州公共机构信息技术商品和服务的招标及合同。  

高风险审查流程为各机构提供以下益处：

• IT 招标和合同由 OAG 和 VITA 进行审查，以确认在发布和授予之前符合所有适用的 Virginia 法律、政策、标准和指南。

• VITA 确保合同包含清晰、可衡量的绩效指标和执行条款（如罚款或激励措施），以支持有效的供应商绩效管理。

• 各机构将获得关于模板、合同条款和行业最佳实践的量身定制指导。这有助于加强采购文件，并支持各机构在为Commonwealth of Virginia获取最大价值的同时最大限度地降低风险。审查旨在核实招标和合同是否包含强有力的风险管理和缓解措施，以支持更顺利的实施和有效的供应商与机构关系。

• VITA 的审查旨在识别运营、绩效、安全、法律、合规和财务风险。各机构将收到一份概述所识别问题的备忘录，以便它们在发布招标或授予合同之前解决这些问题，或决定这些风险是否可以接受。

要提交高风险招标或合同以供审查，请完成以下事项：

• 确保高风险 IT 招标或合同已纳入贵机构的战略计划，并在 Planview 中提交技术业务需求 (BRT) 请求以启动治理流程：
  • 该请求应由您所在机构的 IT 资源 (AITR) 或 Planview 指定人员提交。
  • 如果此项采购涉及新技术，请提交新技术业务需求 (BRnT)。
• 确认投资业务案例 (IBC) 批准。
• 提交采购治理请求 (PGR)：
  • PGR 应由您所在机构的 IT 资源 (AITR) 或 Planview 指定人员提交。
  • PGR 将由 VITA 各部门和 CIO 在 Planview 中进行审批。
• 将高风险 IT 招标或合同提交给 VITA：
  • AITR 或 Planview 指定人员将在 Planview 中上传完整的文件包。
  • VITA 的项目管理部 (PMD) 将在 Planview 中启动高风险治理审查流程。
  • VITA 各部门，包括供应链风险管理 (SCRM) 部门，将下载并审查该文件包。
• 一旦收到 Planview 高风险生命周期审查，VITA 供应链风险管理 (SCRM) 将审查文件包，并通过评论和修订提供反馈：
  • 请同时向总检察长办公室 (OAG) 提交您的高风险 IT 招标或合同审查请求。
  • 填写总检察长办公室高风险审查申请表。
• 贵机构必须处理任何指出存在严重风险或不符合第 2.2-4303.01 节规定的意见，并重新提交包含所需修订的高风险招标或合同，以供 VITA 审核：
  • 重新提交的文件中未解决的问题或风险将记录在风险备忘录中，并提供给机构领导层进行审查和签署。
• 在 SCRM 建议 CIO 批准发布招标或授予合同之前，SCRM 必须收到已签署的 OAG 高风险审查表。
• 一旦 CIO 在 Planview 中批准该请求，AITR 将收到通知：
  • 请让您的 AITR 对 Planview 中的 CIO 审批进行截图。
  • 下载 CIO 批准截图，并将该截图保存到采购文件中。
• 只有在收到正式的首席信息官（CIO）批准后，您才可以继续发布提案征集（RFP）或授予合同。

是的。请联系您所在机构的 IT 资源 (AITR)，以确保在将您的高风险招标或合同提交给 VITA 审查之前，采购治理请求 (PGR) 已由 Commonwealth of Virginia 首席信息官 (CIO) 提交并获得批准。

• 请访问COV Ramp页面，获取有关所需监督步骤以及您的招标书必须包含的文件的指导。

• 如果高风险 IT 招标的任何部分涉及云服务，请从VITA 服务门户获取 COV Ramp 评估表。

• 搜索云服务评估，然后滚动至 1-1003 - 附录 A 的附件处并下载该表格。COV Ramp 评估必须附在您的招标书中，并由投标方按照提案征集 (RFP) 中的说明完成。

• 请联系 SCMinfo@vita.virginia.gov 获取所需的云服务条款和条件。

可以为高风险招标和合同方面的机构提供援助。VITA 采购（供应链管理）提供有关 IT 招标和合同、IT 合同条款、相关风险、工作说明、绩效衡量和服务水平协议、项目里程碑和可交付成果表、谈判和合同管理方面的培训。如果您对这些主题感兴趣，请发送电子邮件至 VITA 采购部 scminfo@vita.virginia.gov。

VITA 采购部门建议您确保在您的 IT 招标和合同中包含强有力的绩效衡量标准。绩效衡量标准是预期服务水平的可量化指标，也是成功合同的基石。绩效衡量标准应进行定制，以便就供应商针对商定服务条款的表现提供准确且可靠的数据。所选指标应能正确识别供应商在多大程度上、以何种质量定期达到您合同中概述的预期服务水平。请访问我们的 IT 采购手册中的 第 30.3.1 章 绩效衡量标准 以获取更多指导和示例。

每一项绩效衡量标准都应与相应的执行条款挂钩。强有力的执行条款将激励供应商持续达到合同中规定的绩效衡量标准。访问 VITA IT 采购手册的 第3 30..2 章 执行条款和补救措施 以及 绩效指标工具 以获取更多指导和示例。另请参阅 绩效衡量标准培训视频。

合同补救措施是一种以切实方式追究供应商未能达到所需绩效衡量标准责任的手段。它们激励供应商持续达到或超过合同要求的绩效衡量标准。补救措施可以采取金钱处罚的形式，或行使合同选项，例如终止合同或寻求其他供应商提供被忽视的服务。请访问我们的《IT 采购手册》中的 第3 30..2 章 执行条款和补救措施 以及 绩效指标工具 ，以获取更多指导和示例。

VITA 建议各机构在其招标和合同中纳入项目里程碑和可交付成果表。请下载项目里程碑和可交付成果模板并按照 Word 文档中的说明进行操作。