|
采购角色
|
职责
|
|
代理采购主管/采购专家
|
- 了解工作范围以及项目的技术和业务目标。
- 确定 VITA 是否拥有满足 IT 业务需求的全州 IT 合同，从而消除新的采购流程。
- 制定采购计划方法和框架。
- 定义并分配采购流程期间每个团队成员的角色和职责。
- 充当团队的单一联络点 (SPOC)；评估团队（如果是不同的小组）；指导委员会（如果适用）；供应商和采购流程监督。
- 协调并参与评估所有潜在项目风险，包括缓解方法和 RFP/合同语言以及适当的利益相关者；即企业主、项目经理、信息安全官、预算分析师。
- 与团队一起参与建立明确的评估标准。
- 与团队一起制定清晰、简洁的得分计划。
- 选择最佳合同类型以确保项目成功。
- 如果属于不同的团体，则获取并维护来自团队成员、主题专家和评估团队的所有保密/不披露协议。
- 准备 RFP/招标和评估文件。VITA 采购专家必须使用 VITA 模板。
- 如果召开投标人/投标前会议，则主持会议。
- 发布招标文件并回答供应商的问题。
- 如有必要，获取供应商提案的澄清。
- 与团队一起参加供应商产品演示和口头陈述（如果举行）。
- 提供并保持对提议者的价格信息的控制。
- 参与并领导提案评估和合同谈判。
- 担任评估小组组长。
- 审查并批准评估建议。
- 帮助根据项目的独特需求定制合同。
- 保护和管理项目的完整性和完成工作的能力。
- 保护和管理与潜在供应商的关系。
- 通过公平、公开的竞争，确保采购过程的整体完整性。
- 协调发布/执行前所需的采购文件的法律和/或 CIO 审查和批准。
- 授予和发布合同。
- 确保采购文件完整。
|
|
业主
|
- 定义需求。
- 定义预算、要求的时间表和其他可能的限制。
- 确保采购符合该机构和联邦的 IT 战略计划。
- 明确绩效满意度和最终验收条件。
- 确定业务需求，例如：
- 示威活动
- 粘合/验收测试
- 服务水平
- 里程碑/付款条款
- 所需供应商技术和专业标准和认证（机构、VITA、联邦、联邦等）
- 支持谈判以确保最终合同支持业务需求和代理要求。
- 加入评估团队，评估供应商的回应。
- 协调 VITA PMD 参与和 PGR 批准流程。
|
|
|
机构信息安全官或 AITR
|
- 如果采购是或可能是基于云的解决方案，请确保招标包括所有适当的机构和 VITA 安全政策要求，包括 ECOS。
- 与 SPOC 和 VITA 安全以及 ECOS 利益相关者合作。
|
|
|
主题专家（SME）
|
- 拥有针对该项目的专业技术、行业、商品或服务特定的能力和/或知识。
- 可能是团队成员或团队资源。
|
|
|
外部顾问
|
- 外部顾问拥有内部资源无法提供的技术、行业、商品或服务特定的能力和/或知识。
- 为采购团队成员提供建议或帮助。
- 充当采购团队的无投票权资源。
- 禁止从任何奖项的结果中获益或参与征集活动的准备工作。
|
|
|
评估小组成员
|
- 指定/负责提出奖项推荐的个人。
- 采购项目团队/评估团队通常包括代理机构代表（企业主）、中小企业，并由代理机构采购主管/采购专家领导。
- 每个成员都根据其专业领域参与提供业务、法律、技术和财务投入。成员仅评估其指定的专业领域。
|
|
|
单点联系（SPOC）
|
- 代理采购主管/采购专家担任此角色。（请参阅上面的角色职责。）
- 在招标过程中是否有指定资源用于与供应商和所有其他人进行沟通？
|
|