第12章 - 信息技术采购工作说明书

简介 

这是采购的一般描述。 

背景 

提供受本次采购影响的机构、项目/计划和/或服务的信息。 包括用户环境/信息流/当前业务和运营环境的图形。 

范围说明 

从此流程的步骤2中准备的范围说明中撤回。 

技术、功能和性能摘要 目标 

提供这些目标的一般描述。 

技术总结， 

功能和性能要求 

提供这些要求的一般描述，包括所有所需的解决方案、产品和/或服务。 

具体的技术、功能和性能要求 

必须充分描述具体和详细的要求，并包括所需的机构操作架构/用户环境（如果已知）。如果供应商将此作为其提案的一部分提供，那么这些要求将作为合同的最终 SOW 附件进行协商并最终确定。这些将包括所有软件和硬件、解决方案和/或正在采购的系统的所有技术和功能要求，并包括任何相关服务。如果需求开发/系统设计是可交付成果，那么它将在最终开发、实施和测试之前完成，并将成为 母猪。 

需求开发 

如果这是供应商将要做的工作的一部分，那么请在项目的里程碑计划和可交付成果清单中说明并包含参考。 

定制开发和测试系统环境 

与上一项相同 

业务设计和技术设计 

与上一项相同 

接口/集成/遗留系统要求 

与前一项相同。招标必须提供所有已知信息，以便供应商能够充分估计并提出方法，并且这些要求应包括在最终合同的 SOW、里程碑计划和可交付成果清单中。 

数据转换 

该机构应该了解并传达需要转换的数据的状况。通常，这可能是高成本和/或性能风险的漏洞区域。 

物料清单 

列出所有软件和硬件组件以及预计交货日期 

测试 

包括任何安装、配置、系统、功能、产品、beta/生产测试和最终验收测试的要求。仔细考虑测试时间和环境以模拟真实的测试。 

验收标准和验收程序 

包括从纸质报告到最终系统交付的所有可交付成果的具体验收标准。建议明确代理审批时间、供应商重新提交时间等。  确保此处和/或实际合同语言中没有提供相互冲突的信息。 

风险管理流程 

包括合同期限的书面要求/程序，并根据采购的复杂性加强监控/报告的频率和风险领域（成本、进度、设计/开发、界面等）。可能还需要书面报告/交付成果。在供应商破产或其他可能中断业务连续性的业务变更的情况下，建立托管账户对于保护供应商软件的持续使用也是必要的。 

质量控制/保证要求 

描述供应商质量控制、机构或独立 IV&V 资源质量保证和监控的所有要求，包括所有必需的计划、预定的报告以及有关指标捕获/验证的方式和时间的详细信息。看 第21章 本手册对基于绩效的合同和服务水平协议进行了全面讨论。 

配置/变更管理/工程 

决策可追溯性要求 

描述/列出所有必需的示意图、工程图、计划、文件和其他可追溯性交付成果，以便在必要时继续保持机构的运营独立性，并收集历史经验以供将来参考。 

项目管理要求 

根据采购的复杂程度，这些要求可能简单，也可能严格。项目管理责任可以由代理商和供应商共同承担，也可以由其中一方承担；但是，应该明确说明。大型项目和需要 VITA 监督的项目可能需要某些联邦项目管理标准。 

培训和文件要求 

可能包括最适合机构预算的场外或现场培训。包括参与者的数量、地点、要完成的培训类型以及有关培训师指导、培训师培训、教室、计算机或网络的所有详细信息基于等 

会议/评审（设计/项目状态/评审） 

用于项目控制并维护项目完整性和责任。供应商可能需要或不需要参加；但是，如果需要，他们的定价中将包括旅行费用。弗吉尼亚州会计部门每日津贴规定确实适用。 

可维护性和可靠性和/或支持和维护要求 

包括保修期内以及合同预算内和超出保修期的任何年份的所有维护和支持要求。除非另有协商，相关支持服务通常基于供应商的常规商业服务。 

性能/功能要求 

包括故障隔离、最小-最大容差参数、平均故障间隔时间、环境条件等。可以包括和监控服务水平期望和满足这些期望的激励措施，以便全额付款或按规定百分比减少供应商的费用，以鼓励成功履行职责。 

合同交付物 

列出所有硬件、软件、系统/解决方案和纸质可交付成果，例如 QA/QC 计划、配置控制计划、测试计划、IV&V 计划/报告、月度状态报告、风险评估计划、项目/里程碑计划、GANTT 等。  包括截止日期、数量、任何所需格式、媒体 （纸质、电子版、CD、DVD 等）、截止日期、提交给谁/提交到哪里、机构必须审核/接受的天数。 

标准/规范/指令 

包含所有必需的机构/VITA/COVA/联邦、商业或行业、SEI 流程标准、IT 可访问性/ 508 合规性、HIPAA、环境、包装、尺寸、格式等，并指定这些是否可供查看或作为附件包含在内。请务必包含所有基准图纸或规格、技术术语表、组织结构图等。请务必不要忽视或排除位于此 URL 的相关联邦标准： https://www.vita.virginia.gov/it-governance/itrm-policies-标准/ 

政府或供应商规定 

指定联邦向供应商或供应商提供的任何设备、设施、材料和资源，以履行合同。包括提供日期、传输要求和返回程序。 

项目进度要求/履行期 

提供总体期限和里程碑时间表（或要求供应商提供一份将包含在任何最终合同中的拟议时间表），并注明预计或确定的日期（日历或“授予后天数”）。将项目规划和里程碑降至最低级别，以便最好地监控绩效状态。考虑任何可能影响里程碑和总体进度的项目依赖关系。 

履行地点 

如果不是供应商地点，请说明场外场所的地点和时间百分比；包括供应商的会议出席情况。如果演出在 VITA 举行 或其他授权用户位置，具体说明出勤、背景调查、办公室访问等要求。 

特殊/关键人员要求 

如果招标书中要求供应商提供关键人员的简历，则可以在最终协商的 SOW 中列出这些人员的姓名，并要求在合同期限内进行任何替换时获得机构的书面批准。然后将所有这些语言都包含在征集书中。如果某些人员对于项目的成功至关重要，请具体指出他们的名字，并指定如果他们因任何原因离开项目，将如何以及何时替换他们。 

定价类型 

确定绩效将基于时间和材料和/或固定价格；但是，实际定价计划将是合同的独立附件。 

技术联系人 

提供指定项目经理和/或技术代表的姓名和联系信息，并在合同履行期间根据需要通过合同修改进行更新。 

任何特殊保修要求 

确保这些条款不会与合同文件中其他地方的任何一般保修条款重复。 

安全和/或访问要求 

包括所有机构/VITA/联邦物理访问和数据访问（硬拷贝和电子版）和托管要求。VITA 安全要求位于此网站： https://www.vita.virginia.gov/it-governance/itrm-政策标准/ 如果适用于 IT 采购，则应在 SOW 中引用它。与您的 VITA AITR/项目管理代表就此进行对话对于建立任何这些要求都至关重要。 

企业云监督 (ECOS) 要求 

检查用于发布此 SOW 的 VITA 全州合同。如果是 不是 云服务或软件即服务 (SaaS) 合同和DOE 不是 包括所需的云/SaaS 条款，或者合同范围DOE 不是 授权和 产品列表DOE 不是 包括 SaaS 产品、联系方式 scminfo@vita.virginia.gov ，然后再采取进一步行动来确定下一步行动。如果合同DOE包含所需的云/SaaS 条款，请联系enterpriseservices@vita.virginia.gov以确定特定的 SaaS 产品是否已获得ECOS批准并确定后续步骤。