24 .3 RFP 前活动
24 .3. 1 组建采购项目团队（PPT）和评估团队（ET）
在处理复杂的 IT 采购时，创建各种利益相关者和观点的 PPT 和 ET 非常重要。这些人为制定合理的 RFP 提供意见和指导；参与提案评估和/或后续谈判策略规划。下表列出了 VITA 对“关键” PPT 和 ET 成员及其在 RFP 过程中的角色的建议。可能需要其他参与者（例如技术、职能、合同、法律、财务主题专家）参与评估，而这些参与者可能不包括在实际采购项目团队中，反之亦然。根据项目的类型和复杂性，采购单一联系人 (SPOC) 和企业主可以选择不将某些采购项目团队成员纳入评估过程和/或谈判。然而，建议评估团队中应有这四个领域的专业知识：业务领域、技术领域、法律领域和财务领域。
重点采购项目组（PPT）及评估团队：
企业主（代理机构/客户）：
- 负责项目的“为什么”论证。
- 确定产品或服务的业务或功能需求。
- 确保遵守 VITA（采购治理审查 (PGR)）、项目管理和/或项目治理流程和程序，适用于项目的复杂性和美元价值。参考： https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/. 如果适用，请联系 VITA 供应链管理部门采购人员讨论参与项目事宜： scminfo@vita.virginia.gov
- 记录与业务需求相关的背景、范围和信息。
- 确定项目可用的联系人姓名和潜在资源。
- 确定并记录总体目标、重大事件和时间框架。
- 获得采购项目承诺、赞助和资金。
- 提供输入和项目责任。
- 协助团队制定功能和技术要求以及评估记分卡。
- 与 VITA 企业架构、数据标准、安全、企业云监督服务 (ECOS)（如适用）以及项目管理组及其自己的信息安全官 (ISO) 进行协调，将适用的 IT 标准和政策纳入项目/采购的强制性要求或促进任何豁免或例外流程。
- 作为评估团队的一部分参与。
- 确定谈判目标并参与谈判。
- 与指定的采购负责人合作，确保遵守弗吉尼亚州公共采购法、VITA 采购政策和指南以及任何 VITA 审查流程。
- 主题专家（SME）
- 负责采购决策的“什么”方面。
- 制定并记录 RFP 的技术要求和规范。
- 协助采购人员制定评估标准并确定必须具备或强制性的要求。可以参与提案评估并确定供应商名单。
- 作为联邦雇员的中小企业可以参与评估和供应商选择。非联邦雇员的中小企业可以向 ET 提供信息，但不能评分。
- 可以协助企业主/客户进行评估阶段测试/试点项目。
指定代理采购主管或采购专家单点联系（SPOC）：
- 负责采购决策的“谁和如何”方面
- 领导采购流程。
- 促进所需的保密性、利益冲突和/或不披露合规性和文件记录。
- 协调对 PPT 和 ET 的平等访问，并在提交提案之前保管供应商所需的数据和信息。所有供应商都通过 SPOC 传达与 RFP 相关的所有信息以及与 RFP 相关的所有问题。执行指导委员会通过 SPOC 传达所有信息。
- 通过提供模板等方式提供预先建立的工具和流程（即 RFI、RFP、合同等）。
- 在企业主和中小企业的协助下制定采购项目计划。
- 促进 RFP 开发，协助记录要求和评估标准，确保包含所有法定合同条款，并且对于 VITA 以外的机构，确保完成主要和委托采购的 SCM 最低要求矩阵。
- 完成 RFP 包并在 eVA 中发布/发布 RFP。
- 向执行指导委员会和/或 PPT 和 ET 更新进展情况
- 如果举行提案前会议，则提供便利。
- 促进评估过程以确定供应商名单。
- 主导谈判过程。
- 确保遵守 ECOS 政策（如果适用）。
- 提供财务分析和绩效管理支持。
- 确认并记录供应商在授予合同前是否遵守相关法定要求等。
- 供应商有责任在合同履行期间充分满足供应商采购和分包计划的要求，包括供应商与供应商采购和分包计划中计划支出的差异、供应商无法或拒绝证明遵守计划 - 或对于 VITA 全州合同，未能通过供应商报告系统 (SRS) 向 VITA 报告每月支出信息。
- 维护合同形式协议，并为 VITA 协调与 VITA 的 SCM 政策和治理以及执行经理的合同问题。
- 准备执行合同并更新合同数据库。
- 举办合同启动/指导会议。
- 对于 VITA 全州合同，VITA SPOC 有助于创建 eVA 目录。
SCM合同风险管理：
- 提供 RFP 审查/批准和合同问题指导。
- 负责遵守弗吉尼亚州法律和 VITA 政策要求。
- 负责适用于云采购的 ECOS 政策和流程的遵守。
- 负责 RFP 流程和相关文件的“合规性”方面。
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