第24章 - 提案请求和竞争性谈判

24 .5. 12 完成 RFP 包

SPOC 将在其他 PPT 成员的协助下汇编一份包含所有附录的综合 RFP 包。中小企业将提供 RFP 的完整技术要求部分，并参与完整 RFP 的最终审查。业务所有者应提供已完成的 RFP 的业务和功能需求部分，并参与已完成的 RFP 的最终审查。SPOC 负责提供完整、全面的 RFP 包。在发布之前完成 RFP 包时，SPOC 应： 

• 审查中小企业和企业主提交的RFP各部分的准确性、完整性和清晰度，确保RFP的整体质量。 
• 起草 RFP 的其余内容，包括一般条款和条件以及 VITA 的 IT 特定条款和条件。 
• 选择并包含适当且经批准的 VITA IT 合同模板。 

非 VITA SPOC 应使用其机构的合同格式，直到他们接受 VITA 合同模板使用培训或请求 VITA 协助进行模板培训。要求各机构对需要 CIO 批准的重大项目使用“VITA“重大”技术项目最低合同要求”矩阵，并强烈建议在所有委托的 IT 采购中使用它。该矩阵可在 SCM 的网页上的以下位置找到：  https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/。 

（注意：请务必包含一份声明，说明任何供应商对 RFP 和条款和条件的红线应排除例外情况或对任何有关责任条款的建议语言修改。仅在谈判时才向供应商提出此要求。）此要求源于 § 2 .2- 4302 .2 中的以下语言： 

“对于第2 .2- 2006条定义的信息技术提案，公共机构不得要求投标人在提案中说明对提案征询书中所含任何责任条款的任何例外情况。然后应与每个选定的投标人进行谈判。投标人应在谈判开始时以书面形式说明对建议书征询书中所载任何责任条款的任何例外情况，并且此类例外情况应在谈判期间予以考虑。” 

• 将完整的最终 RFP 草案包发送给适当的内部、VITA 或其他审阅者/批准者。 
• 领导PPT对RFP及所有附件进行最终审核。 
• 最终确定并完成 RFP 包，包括所有附件，如有需要，这些附件应准备好等待执行指导委员会批准后再发布。 
• 开始记录谈判策略规划的问题。