第24章 - 提案请求和竞争性谈判

24 .5. 5 制定评估标准和评估流程

PPT 和/或 ET 创建用于审查和评估提案回应的评估标准，目的是收集在公平竞争的环境中达成选择所需的数据。用于评估提案的评估标准包括反映机构在选择决策中重视的领域的因素。

通过评估因素，专家组能够评估竞争提案的相似之处、差异之处、优势和劣势，并最终利用该评估做出合理的源选择决策。完善的评估方案为源选择过程提供了一致性、规范性和合理性。评估应依据 RFP 中规定的评估因素进行。在确定供应商选择时，不应考虑 RFP 中未指定的因素。

评审建议书应采用可衡量、客观的书面评审标准。将“感觉良好”的目标转化为可观察、可衡量的标准。在制定 RFP 之前确定评估标准并根据评估标准调整 RFP 将确保快速审查提案。所有 PPT 和/或 ET 成员必须同意评估矩阵中分配的权重。

评估标准应在发布 RFP 之前完成。如果在提案评估中使用数字评分系统，则应在 RFP 中包含分配给每个评估标准的分值，或在接收提案的截止日期和时间之前在指定的采购通知公开发布地点发布。请参阅《弗吉尼亚州法典》 2 .2- 4302 .2(A)( 3 ) 条。采购人员需要注意评估标准的数量，并确保供应商经验等关键标准获得适当的权重。

评估标准应针对每次收购进行量身定制，并且仅包括对来源选择有直接影响的因素。采购机构可自行决定采购所采用的评估标准的性质和类型。为了支持最佳价值概念，价格或成本必须成为每次选择来源的评估因素。

合同只能按照公平合理的成本或价格授予。成本或价格的评估可能不仅包括考虑要支付给供应商的成本或价格，还包括项目因授予合同而可能产生的其他成本（即项目生命周期总成本）。这些成本的例子包括再培训成本、系统或软件转换成本、电力消耗、包括未来几年维护和支持在内的生命周期成本以及运输成本。在这些情况下，RFP 应该明确指出将在评估中考虑的其他成本。

非成本因素涉及与提案的技术和业务管理方面相关的评估领域。非成本因素的例子包括技术和业务管理相关领域，例如技术方法和理解、能力和关键人员、过渡计划、管理计划、管理风险和资源。履行合同所需或要求的质量水平是构建非成本因素的重要考虑因素。过去的表现、供应商业务成熟度和服务质量应纳入评估标准，但也可以作为非成本因素。

非成本评估标准的另一个例子是提议者是否雇用残疾人来履行合同的规定。根据《弗吉尼亚州法典》第2 .2- 4302 .2(A)( 3 ) 条，公共机构可以将提案人雇用残疾人士履行合同规定的情况作为评估提案的因素。有关 VITA 如何支持联邦社会经济举措的更多信息，请参阅第7章。

企业主必须与 PPT 和/或 ET 合作确定评估标准并说明如何应用定价模型（如果适用）。评估应基于最佳价值方法，但在选择评估标准时允许广泛的自由裁量权，只要该标准与项目相关。强烈建议大多数 RFP 采购以解决方案为基础（即定义问题并允许供应商提交建议的解决方案）。仔细考虑纳入强制性（必须具备）要求的必要性，这可能会限制能够响应 RFP 的合格供应商的数量。每个使用的标准都应在 RFP 中进行定义，并提供足够的信息，以便供应商了解如何确定成功的供应商。建议 ET 制定规则，以应对团队在评估过程中任何时候无法达成共识的情况。

商定的评估标准始终对采购机构、执行指导委员会成员（如果有）以及采购项目团队和/或评估团队保密。

注意：对于云招标，与提案一起提交的 ECOS 评估问卷不得与评估团队共享或评估。如果需要，ECO 评估仅应与 SPOC、机构 AITR、机构信息安全官和机构最终用户共享。它对于要约人来说是高度机密的，不得公开披露，也不得包含在任何最终合同中。