附录 C：RFP 流程检查表
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步 ＃ |
过程 |
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1 . 与客户会面以确定他/她的需求。DOE成功是什么样的？ 谁会参加《ET》节目？时间线初步讨论中。 |
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2 。进行市场分析，了解可以满足业务需求的产品/服务/解决方案 技术需求。进行自制与购买的分析。估算项目投资成本，包括 RFP 投资成本。 |
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3 . 分析 VITA 全州合同，确定是否可以通过全州合同采购来满足业务或技术需求。全州合同的价格通常比特定机构合同的价格低。如果没有可用的州级合同，请继续步骤3 。 |
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4 。可以创建一个执行指导委员会来支持企业主确定的任何项目；但是，对于重大 IT 项目和大型企业采购，将需要一个执行指导委员会。执行指导委员会通常由企业主和高管组成。执行指导委员会将发挥顾问作用，并协助制定业务需求和要求。执行指导委员会将不会参与评估过程。 |
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5 . 确定项目是否适合基于解决方案的 RFP。如果确定为“是”，则 RFP 应包含指定“这是一份最具价值、基于解决方案的 RFP”的语言。 |
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6 . 创建采购项目/评估团队摘要，记录：成员的角色和职责，明确 SPOC 作为牵头主持人、联系人和协调员的角色，并获得签署的利益冲突声明。 |
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7 . 确定是否适合为获得 DSBSD 认证的小型企业预留采购，并消除障碍和限制以鼓励他们的参与。 |
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8 . 制定一份清晰且各方都认可的 RFP 目的声明。这应该与企业主之前与 VITA ITIB 项目管理（即 ProSight）合作时制定的任何项目规划章程/使命声明保持一致。制定 RFP 的高级大纲并让采购项目/评估团队进行审查。 |
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9 . 制定 RFP 时间表。请参阅附录 G。 |
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10 . 按照第8章“描述需求：规范和要求”中的指导原则，制定解决方案要求或必要的规范。 |
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11 . 使用本章中提出的指导原则，建立评估标准，包括为每个标准提供清晰、简洁的定义，以促进团队理解。对于所有超过 $ 100,000的合同，都需要制定供应商采购和分包计划。建立加权标准。 |
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12 . 制定评估评分计划，说明评估团队将如何评估提案。 |
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13 . 确定主要项目里程碑和可交付成果，以建立供应商绩效指标和/或付款。 |
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14 . 确定在制定 RFP 中的需求、规范和里程碑时需要处理和解决的任何技术、功能、安全、保密、数据保护、成本或进度风险，或者确定是否应要求供应商识别与其解决方案相关的任何风险，包括成本。所有采购利益相关者应合作和沟通，以缩小 RFP 差距（即采购、项目经理/企业主、信息安全官、职能/技术中小企业）。 |
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15 . VITA 采购人员应利用 VITA 的 RFP 模板，按照本章中规定的指导原则制定 RFP 文档。其他机构应使用自己的模板和 SCM 网站上“表格”部分下的“VITA‘重大’技术项目最低合同要求”矩阵： https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/ 直到他们接受了有关 VITA 的 RFP 和合同模板的 VITA 培训。VITA SCM 可以提供额外的 SaaS 或 ASP 条款和条件。可以通过联系 VITA SCM 获取咨询和审查 scminfo@vita.virginia.gov。 |
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16 . 确定是否举行提案前会议，以及供应商是否必须参加。在 RFP 中包含有关提案前会议的信息。提案前会议可以通过电话会议的方式举行。 |
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17 . 与采购项目/评估团队一起完成 RFP。审查 RFP 文档以确保包含所有必要的具体要求。确定提案提交截止日期。 |
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18 。如有需要，请获得 CIO 批准（请参阅手册第1章“VITA 的目的和范围”。） |
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19 . 发布 RFP。在 eVA 中发布 RFP 至少10天. 可选择在合同执行地区发行量较大的报纸上发布 RFP 通知。对于更复杂的采购，考虑延长响应期，以确保周到、彻底的回应。 |
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20 . 回答供应商的问题。进行可选的提案前会议或电话会议，并准备足够的项目团队成员参与以回答供应商的问题。在 eVA 中发布材料答案。 |
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21 . 如有需要，请修改 RFP。在 eVA 中发布修改。 |
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22 。接收提案。 |
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23 . 使用 RFP 中提供的评估和加权标准来评估提案。 |
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24 。举行初步计分和淘汰赛。 |
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25 . 进行任何供应商现场演示、介绍或澄清会议。 |
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26 。根据评估结果，选择两家或多家被认为最合格、最适合的供应商。 |
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27 . 进行谈判并最终签订合同。 |
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28 . 获得所有必要的审核/批准（CIO、OAG 等） |
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29 . 授予合同。 |
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30 . 准备完整的采购文件。 |
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31 . 在 eVA 中发布合同授予通知。 |
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32 。对于意向通知，采购文件在授予合同后10天内保持开放以供检查。 |
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33 . 促进 eVA 目录。 |
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