第25章 - 信息技术合同的形成

25 .7. 3 促进供应商绩效的要求

《弗吉尼亚州法典》 2 .2- 2012 (E) 条规定：“如果 VITA 或 VITA 授权的任何行政部门机构选择按照任何类型的一揽子采购协议采购个人计算机及相关外围设备，而根据该协议，公共机构（定义见 § 2 .2- 4301 ）可在竞争性采购后从任何供应商处购买此类商品，但无需由使用机构或机构进行单独采购，则公共机构应制定基于性能的设备选择规范。”

所有 IT 合同都应促进供应商绩效的卓越发展。将衡量供应商的绩效作为合同的一部分，结合机构对供应商绩效的管理，将为联邦和纳税人提供更大的价值。为了强调供应商合同履行的卓越性，VITA 建议所有 IT 合同都应包括以下内容：

• 机构和项目绩效期望和目标。

• 在合同期限内系统地收集和使用有关供应商绩效的持续绩效数据的程序。

• 具有明确时间框架的问题解决和/或升级流程。

• 与供应商绩效相关的内置激励/补救措施。

• 独特且可衡量的绩效指标

• 明确的执行条款，包括处罚和奖励，用于合同绩效指标或其他合同条款未得到满足的情况。

在合同谈判期间，与供应商合作建立合作计划和可衡量的目标，以减少双方的行政负担，同时确保供应商的绩效和价值。将协商目标纳入合同。在合同期限内，始终持续衡量代理机构对供应商表现的满意度。

所需的绩效数据类型将由采购类型决定。例如，维护支持合同将要求签订服务水平协议，每月报告供应商的服务绩效，以便通过百分比折扣将补救措施与付款联系起来。解决方案和实施驱动的采购应包括连续的里程碑或可交付成果提交以及按时交付和/或验收标准的补救措施。对于与增值经销商 (VAR) 签订的合同或现成的 IT 商品采购，可用性和交付可能是绩效驱动因素。请参阅本手册的第21章“基于绩效的合同和服务水平协议”，以获得更深入的讨论和有价值的指导。

如果该机构的采购是 § 2 .2- 4303.01中定义的“高风险合同”，则招标和由此产生的合同必须包括明确且可衡量的供应商绩效指标和明确的执行条款，包括明确概述处罚和奖励，以便在未达到合同绩效指标时提起诉讼。以下语言应根据您的项目进行定制，并包含在高风险合同的招标和合同文件中：

“（您的代理机构名称）已经制定了一套与供应商在本合同项下的表现有关的供应商关键绩效指标（“KPI”），这些指标随附于本合同并通过引用纳入附件 XX。供应商同意根据 KPI 受本合同约束并履行本合同项下的义务。供应商未能达到 KPI 的补救措施载于附件 XX。

供应商和（您的代理机构名称）同意在本合同生效日期后的30日历日内举行会议，以确定各方提供、收集、监控和报告 KPI 绩效数据以及双方同意的激励和补救措施的方法和指定人员。供应商同意在本合同期限内至少每六个月 ( 6 ) 向（您的代理机构名称）提供一次其 KPI 绩效报告。供应商的报告必须包括其 KPI 绩效与商定目标的比较，并且如果供应商有任何不足，则应提出补救措施。供应商将报告其合同的总体 KPI 绩效以及每个超过 $ 1,000,000订单或 SOW 的 KPI 绩效。任何供应商不合规的情况都将记录在供应商的合同文件中并与合同利益相关者共享。供应商进一步同意，供应商履行义务的任何降低或失败可能导致合同无法续签、合同因方便而终止或因违反合同而终止。VITA 将享有法律赋予的一切权利和补救措施。”

KPI 的目标是通过为供应商提供离散、可量化和可衡量的绩效衡量标准，为确定采购是否成功提供参考。以下指标仅供参考，应根据机构的具体采购类型和目标进行定制：

附件 XX
关键绩效指标

（适用于货物/产品类型采购）

• 所有订单均按照订单或 SOW 中规定准时交付。
• 订单或 SOW 上列出的产品/货物与交付给 VITA/授权用户的产品/货物在数量、质量和状况上的匹配率为100 %。
• 在一个日历年内交付的货物中，不超过百分之XX（XX%）的货物被视为有缺陷或未通过验收测试。

（适用于服务类采购）

• 供应商在期限内每个月都获得所有授权用户的总体满意度百分之XX（XX%）。
• 供应商每月保持至少百分之XX（XX%）的服务正常运行时间。
• 供应商应在一 ( 1 ) 小时内对所有服务意外停机情况做出响应。
• 供应商在期限内每个月都向所有授权用户交付所有里程碑交付成果。
• 对于供应商托管的许可服务，供应商满足条款的所有报告要求。”

机构应考虑以下问题，并将其纳入招标书中的内容以及与供应商协商的内容（如果适用）中：

• 项目需要什么样的DOE （产品规格、服务周转等）才能满足最终用户的需求？ “成功的项目会是什么样子的？”

• 供应商必须多快纠正每个故障？如果供应商DOE未能在规定时间内纠正故障，该机构可以采取什么补救措施？

• 将实施哪些测量和执行工具和流程来确保绩效可测量和执行？

• 该机构需要哪些财务或其他激励措施或补救措施？

• 如果供应商未履行其服务水平义务，代理商是否有能力不受处罚地退出合同？

• 当机构试图采购新供应商时，供应商提供“过渡服务”对机构来说有多重要？