第26章 - 信息技术合同谈判

一旦准备、风险分析、谈判策略和角色分配完成，就该与供应商进行谈判了。建议该机构与提交提案的多家被认为完全合格且最适合的供应商进行谈判。告知供应商正在与其他公司进行谈判可能会有所帮助，但不要透露竞争对手的名字。虽然每次谈判都是独一无二的，但也有一些共同的做法应该遵循。

• 准备会议议程。项目可能包括介绍、供应商介绍、问题识别、共同点、谈判主题、问题解决和总结。在会议之前将议程发送给所有参与者。
   
• 与合适的人谈判。确认与您会面的供应商代表有权做出决策并使其公司承诺遵守协议。
   
• 避免快速而仓促的谈判。告知供应商内部截止日期或限制可能并不符合机构的最佳利益，除非已经评估了可能的影响和让步并将其纳入谈判策略。
   
• 以书面形式确认所有要求、期望和供应商承诺。这些都是基于招标和供应商的提议。将这些内容作为最终合同的一部分。
   
• 使用经机构批准的合同表格。根据需要定制代理机构的合同模板并进行最终谈判。不允许供应商提供合同表格或任何起草协助。
   
• 使用一致的术语。确保各方使用相同的术语，以避免冲突和误解。
   
• 锁定要执行的工作范围。确保包括服务、相关成本和供应商需要满足的所有性能水平。大多数 IT 供应商都愿意协商基于绩效的标准。所有客户要求以及供应商计划如何满足这些要求都应经过充分协商并纳入合同中。
   
• 努力实现“双赢”的谈判结果。在谈判中要灵活，并愿意在不重要的问题上做出让步。采购机构的谈判策略应确定关键和非关键谈判点以及每个谈判点应赋予的价值。在正确的地方获得优惠。与供应商的推荐人交谈并了解供应商在谈判过程中的症结所在。例如，如果某个供应商的服务定价不够灵活，则可以在其他方面获得优惠，比如许可费。战略性地规划你的权衡。
   
• 保护您所在机构和联邦的利益。对合同进行彻底审查，包括法律审查。如果可能的话，请同事和律师在谈判之前和谈判期间提供意见，以减少谈判完成后返工的可能性。
   
• 不要低价出售。为了设定一个切合实际的谈判定价目标，进行市场调查或联系供应商的其他有类似项目的客户以获得他们的定价协议。
   
• 使用付款作为杠杆。根据某些绩效里程碑和代理机构的书面正式接受来协商供应商付款。与里程碑挂钩的付款可以激励供应商确保项目符合进度、价格和解决方案、服务或产品验收要求。最终验收付款应在该机构完成测试，确认系统满足所有性能要求并能够在生产模式下使用后才发放。
   
• 确定合同中的关键人员。如果所提供的解决方案包括对项目成功至关重要的关键供应商人员（项目经理、技术人员等），请确保在合同中明确标明他们。确保合同中包含要求机构必须批准供应商人员任何变更的条款。
   
• 考虑项目的未来需求。代理机构的需求可能会随着时间而改变。未来额外席位的许可费应包含在初始合同中协商的任何批量折扣中。协商这些问题和任何其他可预见的问题的时间是在签订合同之前。
   
• 保护联邦的投资。保护 IT 投资应涵盖项目的整个生命周期（即总拥有成本），并应给予适当的谈判考虑。该机构应与供应商协商支持事宜，包括保修期后的维护和支持、发生某些不可预见事件时的源代码可用性和访问权限，以及合同后过渡服务。根据构成 IT 项目的硬件和/或软件组件，这些单个组件的寿命可能为 2 到20年不等。建议：
   
• 协商保修期后维护和支持的条款和价格。
   
• 协商将软件源代码放入已批准的托管账户的条款； 
   
• 如果供应商停止营业、破产、被其他公司收购或合同因任何原因提前终止，则协商招募供应商技术人员以支持产品或提供过渡服务的权利。 
   
• 警惕“常青”条款。常青条款是延长合同的自动续约条款。一些供应商希望加入条款，如果供应商DOE在某个日期之前未收到合同终止通知，则自动延长服务协议期限。 虽然一些供应商为这项政策辩护，称其是为了方便客户，防止服务出现差距，但这也可能意味着代理商有义务为不再需要的服务付费。有关合同修改的法定指导，请参阅《弗吉尼亚州法典》第2 .2- 4309条。