第27章 - 软件许可和维护合同

以下列表包括可能带来更多收益的软件采购最佳实践：

• 定义软件要实现的目标、当前和期望的平台/环境以及招标和合同中的所有功能和技术性能期望。因为这些必须全面和完整，受影响的最终用户应该参与任何项目规划和购买前委员会的讨论。

• 供应商可能会坚持要求该机构接受其标准软件许可条款，但是，应进行认真的谈判。联邦和 VITA 可能有强制性条款，接受供应商的标准条款可能会使联邦面临风险。可以通过联系scminfo@vita.virginia.gov获得软件合同谈判协助。

• 尝试根据事件或里程碑分散付款。就像与房屋承包商合作一样，一次性支付所有费用可以减少该机构日后出现问题时的筹码。仔细将所有付款与明确定义的、预先协商的里程碑、服务水平和/或验收标准进行映射；包括确切的交付日期。

• 确保合同终止政策和要求清晰且以书面形式呈现。

• 把一切都说清楚。尽管这可能需要做更多的工作，但请在合同中写明可交付的要求——产品在什么时候做什么的具体细节。如果软件DOE未按预期执行，则包括后果。 服务级别协议可能会规定，服务器停机时间超过24小时后，供应商将向该机构返还 $ 1,000 。

• 不要自动接受供应商提供的第一个价格。该机构应努力争取更好的定价，同时不破坏客户与供应商的关系。如果这种关系不太积极，代理商可能会在第一个合同期限内获得一个好的价格，承诺提供某种产品，然后在接下来的几年里或支持和维护服务中看到价格大幅上涨。坚持不懈地努力降低价格。如果供应商不能或不愿降低价格，请询问其指挥系统中谁有权力与该人谈判和合作。提醒供应商，如果联邦政府或您的机构采用新技术，其他州或地方政府客户可能会效仿。

• 代理机构可以通过加入更大的买家群体并购买 VITA 全州合同来利用其购买力。这增加了供应商的潜在客户并可以降低价格。

• 协商多年期合同以获得一定比例的折扣。代理商预计将获得最终折扣价的5 % 到15 % 的折扣。注意不要将多年折扣与批量折扣混在一起。多年折扣和批量折扣应单独协商并从原价中扣除。

• 明确您对数据的权利。供应商应受保密协议的约束。合同终止时，供应商必须以可用格式返还所有联邦或机构数据。

• 确保所采购的软件许可证是永久的并且永远不会用完，包括在软件合同结束时、维护费到期时或公司被收购或破产时。