第32章 - 抗议程序

32.12 .2 尽量减少抗议可能性的方法

采购机构为尽量减少抗议的可能性而做出的保证包括但不限于：

• 以客观的方式制定规范和招标要求。
• 确保招标书中不包含相互冲突的语言、条款、要求或规范，并且没有令人困惑的方向。
• 让多个采购团队和机构主题专家审查招标书中的差距、冲突语言、客观性和流程现实性。
• 确保所有采购项目/评估团队成员阅读并签署利益冲突和保密声明。
• 确认所有采购项目/评估团队成员都知道他们不能与潜在供应商沟通，而必须将所有供应商发起的沟通直接发送给采购的单一联系点。
• 遵守招标书中规定的采购流程和义务。 
• 确保招标充分明确双方的责任。如果供应商能够完全确定与特定项目相关的成本，他们通常会更愿意向代理商提供更好的提案或投标。如果供应商不确定未来的成本，他们会在价格上增加缓冲来应对这种不确定性。
• 在招标过程中就规范问题积极与供应商沟通。利用投标前会议来提高对供应商关注点和规范缺陷的认识。确保所有供应商问题均以书面形式和/或在投标前会议上提交。以书面形式回复所有供应商的问题和沟通。不应包括电话回复，因为没有客观的沟通记录。 
• 请注意，大多数供应商的主要目标是参与公平、公开的流程。确保您的行动和言语将这一点传达给供应商。 
• 努力在合同授予前解决所有问题。告知供应商，他们必须在 IFB 文件中指定的日期和时间之前，或者在 RFP 的情况下，在谈判完成之前提出有关规格或投标/提案要求的所有相关问题。告知供应商，如果他们不这样做，则将不允许基于这些问题提出后续抗议。
• 彻底审查供应商与客户和采购团队成员提出的所有问题。在可行的情况下尝试解决这些问题。如果审查结果显示需要对招标进行修改，则向所有潜在供应商发布修正案。 
• 如果机构无法解决供应商的顾虑，请在招标过程中尽早通知该供应商，并以积极主动的方式进行。
• 及时回应潜在供应商。为供应商提供充足的时间来制定满足该机构 IT 业务需求的投标/提案。 
• 向所有供应商提供相同的信息。礼貌、尊重地对待他们，并鼓励他们提交最好的投标/提案。
• 记录招标过程中与供应商的所有对话或互动。如果供应商因招标过程中的误解而对合同授予提出抗议，那么这份文件将被证明是非常宝贵的。 
• 如需帮助，请联系： scminfo@vita.virginia.gov 。