第34章 - 信息技术合同管理

34 .1. 0 一般合同管理

合同管理包括监督与合同履行相关的代理机构和承包商之间的关系和义务。合同管理活动始于签署合同或采购订单。其目的是确保双方的履行符合合同协议的条款和条件。通常，每个合同都会指定并确定一名合同管理员。

合同管理员必须了解该角色所期望的所有职能，这些职能基于机构的协议以及与特定 IT 合同的复杂性和要求相关。合同管理员应彻底熟悉合同的要求，并在合同移交给授予后管理时接受采购负责人（买方/采购专家/合同经理）的汇报。此外，合同管理员应参加并经常主持与合同供应商和项目利益相关者的任何合同启动或指导会议，并在合同期间继续与项目的业务所有者/项目经理保持密切联系。

合同管理员必须确保合同文件或合同管理文件的电子存储位置准确、完整。合同文件中的文件应包括但不限于：

• 已签署的合同及附件，
• 当前供应商的验证、声明和认证（即 eVA 注册、SWaM 认证、SCC 在联邦开展业务的授权、合同要求的安全计划审计/认证或许可（如有）等，
• 所有合同修改和行动，
• 最终 SWaM 计划合规报告（根据现行立法或行政命令的要求，如果有）
• 合同要求的保险文件
• 供应商和代理商就任何合同问题或事宜进行沟通
• 可交付成果传送和验收文件
• 政府和供应商提供的数据、信息、设备传输，
• 供应商绩效或服务水平报告、评估和结果

如果在合同履行期间任何一方出现任何索赔和纠纷，那么获取这些文件可能至关重要。因此，保存并访问有关合同行动、供应商绩效和代理绩效的所有文件至关重要。