第34章 - 信息技术合同管理

34 .1. 1 核心合同管理职能

总合同管理有四项核心功能——监控合同合规性、修改处理和管理、进行合同收尾和进行合同报废。根据机构的程序和所管理合同的要求，每个核心功能下的子功能被划分为不同的粒度级别：

• 监控合同合规性
  • 参加/主持合同启动会议
  • 监控供应商认证和报告
    • 保险/担保证明
    • 法定证书（税务部、联邦禁令、游说）
    • 专业证书
    • eVA 注册验证
    • 小型企业 (SWaM) 证书
    • SWaM 报告和合规性
    • 项目状态报告
    • 性能报告
    • 销售/使用情况报告
    • 销售/IFA 报告（仅限 VITA 全州合同）
  • 监督/协调分包商的批准
  • 监控交付成果和验收
    • 航运和运输
    • 项目里程碑交付成果
    • 软拷贝和硬拷贝交付成果
    • 服务和产品交付
    • 书面验收批准
  • 监控供应商绩效
    • 服务水平
    • 日程
    • 预算
    • 关键人员
    • 项目/业务流程管理
  • 监控供应商保修
  • 协调/监控政府数据/财产的传输或访问
    • 协调设施安全访问和徽章
    • 协调保密/不披露协议
  • 监控发票和付款
    • 加工
    • 预算和项目批准
  • 监督机构义务
    • 预算可用性
    • 资源可用性
    • 维护续订
    • 许可证跟踪和/或审计
    • 保密或不披露承诺
    • 角色和职责
    • 依赖于供应商的批准
    • 依赖于供应商的信息或数据
    • 交付物评审/验收截止日期
    • 验收测试截止日期
    • 会议和培训
    • 必要的技术环境设置、安装、升级和/或维护
  • 站点访问
  • 处理纠纷、索赔和解决
    • 接收、事实调查、后续行动、结束
  • 根据FOIA处理请求
• 修改处理和管理
  • 合同条款
  • 期限或终止
  • 转让/债务更新
  • 定价
  • 范围
  • 行政变更
• 进行合同收尾
  • 最终供应商报告
  • 最终交付成果
  • 最终验收
  • 最终财产报告
  • 最终专利/特许权使用费报告
  • 最终托管报告
  • 最终付款
• 进行合同退役
  • 更新机构/联邦合同、投资组合管理或财务系统
  • 文件已关闭
  • 文件已存档以供保留

上述各项职能的监控和处理通常由合同管理员完成。根据机构的业务流程和程序，可能需要以电子方式和合同文件形式输入合同管理数据。此外，根据项目/合同的复杂性和规模，指定的项目经理、合同经理和合同管理员将共同努力，确保完成合同要求。对于价值数百万美元或企业规模的合同，可能会指派几名合同管理员负责各自的职责范围。