34 .2 监控合同合规性
34 .2. 10流程纠纷、索赔和解决
合同管理员可以负责处理或参与合同履行过程中出现的任何争议和索赔的调查和解决。任何因合同纠纷引起的索赔都必须按照《弗吉尼亚州法典》第2 .2- 4363条和合同要求进行处理。维护良好且完整的合同管理文件或电子存储位置对于访问支持文档至关重要。
合同中可能有上诉程序条款。如果发生合同纠纷，供应商可以根据弗吉尼亚州法典第2 .2- 4364的规定采取适当的法律行动。
如果供应商未能按照采购订单或合同的条款履行义务，则可能被视为违约。在采取任何违约行动之前，应考虑这些因素。
- 失败的具体原因
- 从其他来源获取货物或服务所需的时间与拖欠供应商交付或履行的时间相比。
如果供应商未能履行义务，该机构应通知供应商并尝试达成令人满意的解决方案。如果问题仍未解决，可能会发出“补救通知”。通知必须以书面形式发出，告知供应商不交货或不履行合同是违反合同的行为，如果在一定天数内（合同语言中规定）未能纠正缺陷或不合格情况，代理机构将因违约而终止合同，并要求供应商承担任何超额费用。补救期满后，如果仍未达成令人满意的解决方案，该机构将向供应商发送违约终止函，并采取回购行动，将合同授予下一个最低投标人或重新招标。如果回购导致机构成本增加，机构将向原供应商开具发票，以支付超额成本，并给出指定的还款期限。在收到超额成本偿还之前，该供应商可能会被从该机构的供应商名单中删除。如果在规定期限内仍未还款，则可以根据该机构批准的债务追讨政策采取追讨行动。此外，还可以同时启动禁止违约供应商的行动。如果未能履行义务是因战争行为、法律当局的命令、罢工、天灾或其他不可避免且非由于供应商的过错或疏忽造成的原因造成的，则供应商不承担任何超额费用。供应商未能交货通常不被视为不可避免的原因。
机构合同管理员可以根据其机构的协议和流程从其 OAG 代表处获得帮助。对于 VITA 签发或 VITA 委托的机构合同，机构管理员还可以通过联系scminfo@vita.virginia.gov获取 VITA 的指导
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