第34章 - 信息技术合同管理

34 .2. 4监控交付成果和验收情况

根据项目的复杂性和价值，该机构的业务所有者/项目经理可以处理此活动，可以仅请求合同管理员的协助，或者可以请求合同管理员完全处理此活动。如果合同、工作说明或项目里程碑计划DOE没有明确列出所有可交付成果、其截止日期和提交要求，则合同管理员应制定一份带有日期的主清单，并创建日历来监控供应商及时交付成果的情况。

合同可能规定机构必须在一定天数内接受交付成果，否则将被视为已接受，这可能会损害项目或机构的利益。因此，合同管理员监控代理机构和供应商的绩效至关重要。

如果合同要求每项可交付成果都附上一份传送函，或者要求代理机构就每项可交付成果向供应商提供书面验收，则应将这些文件复制到合同文件中，无论是电子存储还是硬拷贝存储。合同中应指定机构的接收者和每个可交付成果的交付地点 - 无论是产品（硬件或软件）、电子产品、纸质产品还是服务，但如果没有，合同管理员肯定会希望确保按时提交可交付成果并根据合同要求接收/验收，因为这是双方成功履行合同的标准。

如果合同要求任何特定或特殊的运输处理、责任或义务，也需要对其进行监控以确保遵守情况。协调这一职能也可以分配给合同管理员。如果没有，合同管理员仍然需要监控。

如果合同要求供应商提供培训课程或提供“解决方案”演示作为其绩效承诺的一部分，合同管理员可能负责协调相关地点、资源、安全访问、日期和议程。供应商可能需要特殊的媒体资源。

如果合同包含类似如下要求，则合同管理员需要监控新软件的发布：“最迟在公开发布的第一天向所有（代理机构或授权用户）提供经过修订的软件和文档副本，以反映任何增强功能，包括供应商对软件所做的所有新版本、升级和访问模式，包括但不限于可以提高软件速度、效率或运行基础或增加额外功能或以其他方式改进软件功能的修改。”该特定可交付成果可能不会在合同的工作说明或可交付成果清单中直接指定，但可能在实际的合同正文中指定。这项名为“新版本”的要求包含在 VITA 相关合同模板的正文中；即软件和解决方案。

如果交付物延迟、不可接受或存在其他争议，合同管理员可能负责协调所需的沟通和解决。如果没有，合同管理员仍然需要了解所有代理供应商活动、沟通和围绕此类可交付成果的状态，以防这种情况影响合同关系和状态的任何其他领域。合同管理员应获取相关纸质记录的副本，因为合同文件必须包含有关此类情况的完整支持数据。