第34章 - 信息技术合同管理

34 .2. 6监控供应商保修

供应商保证可能包括有限保证和一般保证。由于产品（硬件或软件）、服务或解决方案的有限保修通常跨越一段给定的时间段（ 30 、 60 、 90天甚至长达一年），合同管理员只需知道保修期何时结束以及维护或支持期何时开始。该日期应作为提示列入任何项目计划或合同管理计划中。合同定价计划可能包括第一年的维护或支持预付款，或者合同可能表明供应商需要在保修期结束前规定的天数内通知代理商，以便代理商有足够的时间发出采购订单 (PO)。VITA 合同模板包含以下声明：“在保修期到期前六十（ 60 ）天，确保供应商已以书面形式通知代理商保修期到期。”

无论哪种方式，合同管理都必须确保有限保修范围和任何所需的维护或支持范围之间没有时间间隔，并应根据需要与企业主/项目经理协调必要的行动。在极少数情况下（例如，一次性购买单个硬件或 COTS 产品），可能不需要后续维护或支持。对于大多数其他 IT 采购，机构或联邦政府可能面临无法获得后续维护或支持覆盖的风险，并已在合同中包含了一项要求。

合同管理部门应审查合同，以确定哪些一般保证可能需要监控；例如，“如果解决方案包含任何开源代码，供应商将通知代理机构，并确定适用于供应商根据本合同提供的依赖于开源代码的任何嵌入式代码的特定开源代码许可证。”根据项目的关键性，合同管理员可能会要求供应商提供年度书面确认，以确认“从（日期）到（日期），无需通知合同编号___中的任何一般担保”。供应商继续了解合同的一般保修要求并将相应地通知（代理机构名称）。”

有时可能需要合同管理员代表合同的业务所有者/项目经理促进和协调保修升级程序。合同中应描述供应商的升级流程。管理员应完整、准确地记录和跟踪合同文件的纸质和沟通流程。