34 .5 进行合同退役
34 .5. 3 文件存档以供保留
《弗吉尼亚公共记录法》要求各机构配合弗吉尼亚图书馆的记录保留和处置指令以及公共记录的要求。弗吉尼亚州法典第 § 42 .1-85B 条规定：
“B.任何拥有公共记录的机构都应与弗吉尼亚图书馆合作开展调查。每个机构应建立并维持一个积极、持续的计划，以经济、有效地管理该机构的记录。该机构应负责确保其公共记录在其整个生命周期内得到保存、维护和访问，包括根据需要经常转换和迁移电子记录，以免信息因硬件、软件或媒体过时或损坏而丢失。任何转换或迁移电子记录的公职人员都应确保其是原始记录的准确副本。转换或迁移后的记录与原件具有同等效力。”
合同管理员必须确保与合同和合同管理相关的所有纸质和电子记录均按照《弗吉尼亚公共记录管理手册》进行维护。
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