第8章 - 需求描述——规格和要求

信息技术 (IT) 规范是对客户寻求采购的技术产品或服务的描述，也是对供应商必须准备提供什么才能获得奖励的描述。规范描述了材料、产品或服务的技术要求，并包括确定是否满足这些要求的标准。规范可能描述供应商必须满足的性能参数，或者提供要完成的工作或任务的完整设计披露。

规范是判断供应商是否满足招标要求的依据。所采购的技术产品或服务的性质将决定规格说明书的长度是长还是短，以及应使用何种描述格式。大多数规范都包含要求和质量保证条款的描述，并将彻底定义所需技术的最低要求。

规范是获得所需IT产品或服务的唯一途径。规范是合同文件的核心，它将规范所需货物或服务的供应商在合同履行过程中的行为，并成为判断合同是否合规的基础。良好的规范通过提出实际的最低要求而不是愿望来促进充分和不受限制的竞争。规范还应包含质量保证条款，以提供确定供应商是否满足合同要求的方法。规格应清晰、准确。如果要求含糊不清或留有解释的余地，供应商有权做出对自己有利的解释。好的规范应该：

• 根据业务需要。
• 强调性能而不是设计。
• 不需要产品或解决方案预期用途不需要的功能。
• 确定所需产品或解决方案的基本特征。
• 不是由投标人/报价人撰写或在潜在投标人/报价人协助下准备的。
• 利用商业现成的产品。
• 避免针对特定供应商提出有利的要求。
• 尽可能地允许竞争。
• 可量化而非定性。
• 可验证。
• 不要夸大质量，而是明确定义预期业务目的的性能期望和需求。
• 避免使用“必须”或“应当”等词语，因为这些词语会限制竞争，并且通常会排除具有新颖创新解决方案的供应商。

规格必须始终清晰易懂。他们必须允许同等质量的产品之间进行竞争。规格可能包括有关购买质量性质的声明，并应确定购买产品为满足其预期用途必须符合的最低基本特性和标准。应确定性能要求或规格。规格控制：

• 产品的性能水平，
• 竞争程度，
• 产品、解决方案或服务是否适合所要完成的工作，
• 用于做出授予并确定采购最佳价值出价的评估方法。