第8章 - 需求描述——规格和要求

有时需要对产品或供应商进行资格预审，并且只招揽那些已经通过资格预审的供应商。在这种情况下，将保留一份特定产品清单（“合格产品清单”或“QPL”）或供应商清单（“合格供应商清单”或“QSL”），这些产品和供应商已经过评估并确定为符合预定的最低可接受质量或性能水平（ 《弗吉尼亚州法典》第2 .2- 4317条）。此项资格认证是在任何特定 IT 采购之前进行的。通过资格预审程序，可以减少购买周期中规范开发和测试的时间。必须制定供应商或产品资格预审的资格要求，并在预期采购之前充分提前通过信函和/或公开发布的方式通知潜在供应商，以便对潜在供应商和/或产品进行评估和资格审查。产品或服务被判定不合格的供应商将收到书面通知。仅向被认定为合格的供应商发送招标书。

QPL 或 QSL 可以提前确定哪些 IT 供应商或产品可以满足该机构的要求。QPL 可识别符合特定标准的各种品牌。投标可能仅限于产品在清单上的供应商。然后可能会对 QPL 上的 IT 产品进行奖励。当需要 QPL 产品时，如果供应商提交了非 QPL 产品的投标/提案，则视为其无响应。

开发 QPL 有很多好处。一旦建立了 QPL，就可以使用征集来提交样品或产品，以供审查，以便初步列入清单。规范应说明用于评估所提供的 IT 产品的标准，并应描述供应商产品符合清单要求的所有必要要求。规格草案可能会被分发给供应商和已知的感兴趣的投标人进行审查。在制定规范和要求时与感兴趣的供应商沟通可能会非常有帮助。潜在供应商可能会对特定要求或规范的可行性提供有用的反馈，包括性能要求、工作说明和数据要求。