高风险招标与合同

依据 § 2 .2- 4303.01 根据《弗吉尼亚州法典》，总检察长办公室 (OAG) 和弗吉尼亚信息技术局 (VITA) 必须针对所有州公共机构，审查所有符合“高风险”定义且与信息技术相关的商品和服务的招标和合同。

弗吉尼亚州法典第2 .2- 4303.01条将高风险合同定义为与州公共机构签订的任何公共合同，用于采购货物、服务、保险或工程，预计

• 合同初始期限内的费用超过10万美元，或
• 合同初始期限内的成本超过5万美元，且满足以下至少一项标准：
• 合同标的的货物、服务、保险或工程由两个或两个以上的国家公共机构采购；
• 初始合同的预期期限（不包括续约）超过五年；或
• 采购货物、服务、保险或工程的州公共机构在过去五年内没有采购过类似的货物、服务、保险或工程。

联系 VITA 的采购（供应链管理）小组： scminfo@vita.virginia.gov ，了解 VITA 招标和合同模板的最新版本，并帮助您确定哪个模板最适合您的采购。 如果您的采购全部或部分基于云，请务必提及这一点，以便您收到正确的模板。 VITA 至少每季度更新一次我们的模板，并根据弗吉尼亚州采购法律和政策的变化进行更新。因此，机构在起草新的 IT 招标或合同时，请求我们模板的最新版本非常重要。这样做将确保您所在机构的 IT 招标和合同具有最新的条款和条件，并最终创建更强有力的协议，更加符合 VITA 的采购政策、标准和指南以及弗吉尼亚州 (Virginia) 的法律和政策。

联系 VITA 采购部门还将为您的机构提供询问有关使用模板的问题的机会。VITA 有多个模板，可以帮助您的机构确定对于任何给定的招标或合同来说哪个模板是正确的。我们鼓励您的机构向我们的团队寻求咨询服务，以获得有关使用 VITA 模板的帮助和培训。

如果您的机构正在使用 VITA 的招标和合同模板，VITA 建议您不要将采购和供应部 (DPS) 语言纳入 VITA 模板。VITA 的招标和合同模板是专门为 IT 采购创建的，加入 DPS 语言可能会给您的供应商/厂商带来困惑。例如，在您的 IT 招标中引用供应商手册可能会产生问题，因为该手册从供应商的角度规定了一般商品和服务采购的采购规则和规定，并不适用于 IT 采购。

要开始 IT 高风险审查流程，在采购治理请求 (PGR) 获得批准后，请您所在机构的 IT 资源 (AITR) 通过联邦的技术组合管理工具 Planview Enterprise 1提交高风险 IT 招标或合同审查请求。请让您的 AITR 提交构成 IT 招标或合同包的所有文件。VITA 的项目管理部门 (PMD) 将接收请求，并将高风险 IT 招标或合同文件包发送给 VITA 供应链管理 (SCM)、安全和企业架构、IT 投资管理以及企业云监督服务 (ECOS)（如果适用）。

您所在机构的采购官员将向 OAG 提交您的高风险 IT 招标或合同审查请求。应填写以下表格并将其与高风险 IT 招标或合同包一起发送给您所在机构的 OAG 律师： https://www.oag.state.va.us/files/HighRiskContract-Review-Request-Secured.pdf

采购官员应填写名为“重大 IT 采购、高风险采购和委托采购的最低要求”的矩阵，并将其连同高风险 IT 招标或合同文件包一起在 Planview Enterprise 1中提交给其机构 AITR。该矩阵可帮助您的机构确保您的高风险招标和合同符合高风险要求，并协助 VITA 进行审查。该矩阵的副本可在 VITA 网站上获取，访问采购表格页面。

是的。在提交高风险招标或合同进行 审查之前，请联系您所在机构的IT 资源 (AITR)，以确保采购治理请求 (PGR ) 已提交并获得 首席信息官 (CIO )Commonwealth of VirginiaVITA 的批准。

如果您的高风险 IT 招标中有任何组成部分是针对云服务的，那么您将需要获取企业云监督服务 (ECOS) 评估表，您可以在 VITA 服务门户上访问该表： https://vccc.vita.virginia.gov/vita 。

搜索“云服务评估”，然后滚动到页面底部的“ 1 -1003 的附件 - 附录 A”并下载表格。ECOS 评估必须作为高风险 IT 招标的附件包含在内，并由投标人按照您的提案请求 (RFP) 中的说明完成。

接触 scminfo@vita.virginia.gov 以访问适当的云条款和条件。

可以为高风险招标和合同方面的机构提供援助。VITA 采购（供应链管理）提供有关 IT 招标和合同、IT 合同条款、相关风险、工作说明、绩效衡量和服务水平协议、项目里程碑和可交付成果表、谈判和合同管理方面的培训。如果您对这些主题感兴趣，请发送电子邮件至 VITA 采购部 scminfo@vita.virginia.gov。

VITA 采购建议您确保在 IT 招标和合同中包含强有力的绩效衡量标准。绩效衡量是预期服务水平的可量化指标，是成功合同的支柱。绩效衡量标准应进行量身定制，以提供有关供应商按照商定的服务条款履行职责的准确、可靠的数据。所选择的指标应该能够正确识别供应商在多大程度上定期满足合同中概述的预期服务水平。访问章节30 .3. 1绩效衡量标准 我们的 IT 采购手册以获取更多指导和示例。

每项绩效衡量指标都应与相应的执行规定挂钩。强有力的执行条款将激励供应商始终如一地满足合同中规定的绩效指标。访问章节 30 .3. 2 VITA 的 IT 采购手册和 性能指标工具可提供额外的指导和示例。另请参阅绩效衡量培训视频。

合同补救措施是让供应商以切实的方式承担未能满足所需绩效指标的责任的一种手段。它们激励供应商始终如一地达到或超过合同要求的绩效指标。补救措施可以是罚款，或行使合同选择权，例如终止合同或寻求其他供应商提供被忽视的服务。访问章节30 .3. 2执行规定和补救措施 我们的 IT 采购手册和 性能指标工具可提供更多指导和示例。

VITA 建议各机构在其招标和合同中纳入项目里程碑和可交付成果表。请下载项目里程碑和可交付成果模板并按照 Word 文档中的说明进行操作。